Assistant de direction et de gestion administrative à la DGST H/F

Poste ouvert aux titulaires et contractuels

Assister la directrice et la responsable administrative dans les fonctions de secrétariat et de gestion administrative.

Assurer l’enregistrement de l’arrivée du courrier de l’ensemble des Services Techniques

Assurer la gestion administrative de la Commission de l’Equipement, de l’Urbanisme et du Développement Durable (CEUDD).

- Assurer le secrétariat de la Directrice et de la Responsable administrative:

 -organiser/gérer/planifier : agendas, réunions, rendez-vous, messages téléphoniques et électroniques – gérer les priorités –

-réaliser et mettre en forme des travaux de bureautiques

-renseigner des tableaux de suivi, tableaux de bord

- Organisation des commandes de fournitures de bureau 

-Accueil téléphonique et physique:

- Gérer l’accueil (physique et téléphonique)

- Recevoir/traiter /diffuser l’information au sein de la DGST

- Renseigner, orienter interlocuteurs et relayer vers les personnes compétentes

- Gestion du courrier de l’ensemble des services techniques –Gestion des parapheurs à la signature des élus:

-réceptionner/enregistrer/diffuser le courrier « arrivée» (en dématérialisé sur le Logiciel ELISE et papier) des services techniques,  gérer le courrier départ de la Direction

-gérer « arrivée et départ » des mémoires contentieux des Forfaits de Post Stationnement (FPS)

-gérer et suivre les circuits des parapheurs et signature des élus

-Gestion administrative de la Commission de l’Equipement, de l’Urbanisme et du Développement Durable:

- planifier, gérer les convocations, ordres du jour, participer à la préparation des dossiers à transmettre aux élus

- centraliser et mettre en forme les dossiers

- Gestion administrative en appui à la responsable administrative:

-gérer l’arrivée/le départ, l’enregistrement de courriers administratifs, des actes de sous-traitance, des mémoires contentieux des FPS- assistance dans le traitement de contrats.

·        Maitrise des outils bureautiques (traitement de texte Windows, tableur Excel, messagerie électronique outlook...)

·        Connaissance de l'environnement territorial avec quelques notions dans le domaine social (actions, acteurs, partenaires...)

·        Qualités rédactionnelles et relationnelles,

·        Rigueur et capacité d’organisation

·        Respect de la confidentialité, obligation de réserve, discrétion

·        Disponibilité, réactivité

·        Esprit d’équipe, d’initiative

·        Sens du service public, ponctualité

·        Polyvalence administrative

Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap.