Secrétaire pédagogique H/F
Permis requis
Description
L’université d’Arras est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPCSCP)
créé en 1992. C’est une université pluridisciplinaire, implantée sur 5 sites : Arras, Douai, Béthune, Lens et Liévin.
Placée sous la tutelle du ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, l’université d’Artois regroupe 8 UFR, 2 IUT et 17 équipes de recherche. Elle accueille 13 000 étudiants environ et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 103 M€, dont 82 M€ de masse salariale et 6 M€ d’investissements.
Mission
Le poste à pourvoir est situé à l'IUT de Lens, au sein du département GEA.
Activités principales :
Gestion du secrétariat pédagogique du département GEA (environ 250 étudiants en 2021-22)
- Accueil physique et téléphonique du public, des étudiants, enseignants, professionnels et des différents services de l’administration.
- Organisation du recrutement des futurs étudiants sur Parcoursup: appui au traitement des dossiers, planification des entretiens de sélection, préparation des salles pour les entretiens…
- Elaboration des listes de groupes à la rentrée, suivi des inscriptions, suivi de la procédure complémentaire éventuelle
- Gestion et suivi des absences des étudiants : saisie des absences et des justificatifs d’absences sur le logiciel EDT.
- Suivi des heures des enseignants sur le logiciel EDT
- Participation à l’élaboration des services prévisionnels et charges d’enseignements.
- Saisie des notes, édition de PV, relevés de notes dans Apogée
- Gestion des stages : suivi des conventions avec les entreprises, des grilles d’évaluations envoyées aux entreprises.
- Organisation des soutenances, listes de passages, émargements.
- Affichage des informations destinées aux étudiants (changements emplois du temps, annulation de cours et report, offres de stages, offres d’emplois…)
- Gestion des feuilles d’émargements.
- Organisation des épreuves d’évaluation, plannings, affichages, installation des salles.
- Gestion de prêt de matériel : PC, vidéoprojecteurs, calculatrices, petit matériel…
- Elaboration de trombinoscopes
Profil
Connaissance, savoir :
- Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un EPCSCP, et plus particulièrement un IUT
- Connaissance de la réglementation régissant la délivrance du BUT
Savoir faire :
- Connaissance des logiciels de bureautique : WORD, EXCEL, messagerie électronique
- Connaissance du logiciel APOGEE
- Connaissance du logiciel EDT
- Connaissance de Parcoursup
Savoir être :
- Organisation et rigueur
- Sens du relationnel
- Disponibilité et pédagogie
- Sens du travail en équipe
- Discrétion