Gestionnaire des assemblées

Les missions principales du poste portent sur la gestion des actes administratifs de l’EPCI (délibérations, décisions communautaires et arrêtés) :

Préparation des assemblées (conseil communautaire et bureau communautaire)

• Accompagnement des services dans la production des actes administratifs,

• Rendu exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité de manière dématérialisée, publicité, notification, publication),

• Prescription des rétro plannings auprès des services,

• Préparation et suivi des ordres du jour,

• Collecte et aide à la formalisation des documents (projets d’actes, annexes, notes) en collaboration avec les services,

• Constitution des dossiers,

• Envoi des convocations et des dossiers,

• Pilotage de l’organisation matérielle des instances (réservation de salles, matériel, enregistrement, information des intervenants),

• Diffusion des informations relatives aux instances,

• Suivi et gestion de l’outil dématérialisé de gestion des instances,

• Relecture des délibérations (compréhension, sens, style, orthographe) et participation à la rédaction de certains projets de délibération,

Participation et gestion des suites des Assemblées (Conseil communautaire et bureau communautaire)

• Présence lors du conseil communautaire,

• Suivi des signatures des registres et de la liste des présents,

• Suivi des arrivées et départs pendant le conseil,

• Suivi et mise à jour des bases de données (informations concernant les élus, les commissions thématiques, les mairies, les DGS),

• Enregistrement du retour des délibérations de la sous-préfecture,

• Préparation des certificats administratifs pour affichage,

• Réalisation de l’affichage réglementaire,

• Réalisation du registre des délibérations et décisions avec reliure,

• Suivi des délibérations,

• Constitution des registres des délibérations, décisions et arrêtés communautaires,

• Classement et archivage des dossiers,

Savoir-faire :

• Savoir gérer simultanément des projets multiples et/ou des polyactivités

• Capacité rédactionnelle et de synthèse

• Savoir travailler en transversalité

• Savoir s’organiser, hiérarchiser ses tâches

• Participer à la sécurisation juridique des actes

Savoir-être :

• Rigueur, organisation, discrétion, confidentialité

• Capacité de discernement Réactivité, disponibilité

• Aisance relationnelle

• Capacité à gérer les urgences et la polyvalence des tâches

Profil recherché:

• Bonne culture générale

• Connaître les procédures administratives liées à l’activité du service

• Connaître les instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes et du cadre juridique du fonctionnement des assemblées

• Maîtrise de l’outil informatique

• Bonne aisance relationnelle et rédactionnelle, maîtrise de l’orthographe

• Savoir planifier son travail

• Savoir travailler dans l’urgence

• Savoir travailler en équipe et être solidaire

• Bon relationnel

• Savoir être au service d’autrui

SPECIFICITES:

Disponibilité : ce poste nécessite des obligations spéciales en matière d’horaires liées aux réunions du conseil d’agglomération (environ 6 conseils par an)

Les missions seront remplies à l’aide de logiciels métiers : WEBDELIB, IDELIBRE

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