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Secrétaire Médicale en SSIAD

  • Ollioules, 83190

  • CDD

  • 06/04/2026- 30/04/2026

  • 1824€- 2100€

Description

Au cœur d’un établissement associatif engagé dans le service public de santé, le SSIAD Malartic, intégrée au sein de la nouvelle Association Malartic Santé, avec sa polyclinique, place la sécurité des patients au premier plan : en rejoignant notre équipe, vous devenez un maillon essentiel de la qualité et de la fiabilité de nos soins.

Située à quelques kilomètres de Toulon, entre mer et montagne, l'Association Malartic et ses 5 établissements est un établissement privé à but non lucratif (ESPIC). Elle accueille chaque année plus de 10800 séjours et 80000 consultations, avec une centaine de lits et une activité pluridisciplinaire reconnue. Son SAU enregistre plus de 12000 entrées par an. Le Service de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD) du Pôle Malartic, situé à Ollioules, très proche de la clinique, intervient auprès de personnes âgées de plus de 60 ans ou en situation de handicap ou en maladie chronique entrainant une perte d'autonomie temporaire ou définitive, pour leur apporter des soins de qualité à domicile, dans le respect de leur autonomie, de leur dignité et de leur environnement de vie. Notre équipe est constituée de 5 IDE et 20 AS gère 100 patients.

Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons un(e) Secrétaire Médical(e) motivé(e) et bienveillant(e), dans le cadre d’un remplacement CDD, évolution possible.

Les aides soignantes du SSIAD sont amenées à intervenir sur les communes de La Seyne-sur-Mer, Saint-Mandrier, Six-Fours, Ollioules et Toulon-Ouest.

Avantages

- Mutuelle
- Chèques cadeaux
- CSE
- Restaurant d'entreprise
- Prime décentralisée
- Reprise ancienneté

Missions

Missions principales :
· Accueil et relation avec les usagers :

1. Accueil téléphonique et physique des patients, familles et intervenants

2. Réception et transmission des messages aux infirmières référentes, soignants, prestataires et direction

3. Lien administratif entre usagers, professionnels de santé et partenaires externes (médecins, hôpitaux, pharmacies…)

· Gestion administrative des patients :

4. Recueil des premiers éléments et collecte des documents nécessaires à l’admission, vérification de la complétude, proposer éventuellement d’autres moyens de prise en charge

5. Gestion des rendez-vous de préadmission et constitution du dossier

6. Création et mise à jour des dossiers administratifs et médicaux SSIAD et sur le logiciel MicroSoins

7. Suivi des entrées/sorties des patients

8. Envoi et suivi des protocoles de soins aux médecins et caisses

9. Archivage, classement, gestion des courriers et courriels

10. Enquêtes de satisfaction et tableaux statistiques

· Gestion administrative du personnel :

11. Suivi des absences (AM, AT, visites médecine du travail)

12. Gestion des dossiers administratifs du personnel et suivi des contrats

13. Transmission des documents aux services du siège (RH, comptabilité, paye)

· Coordination avec les équipes soignantes et prestataires :

14. Relais administratif auprès des équipes soignantes

15. Aide à la gestion des tournées

16. Diffusion des informations aux équipes terrain

17. Organisation et suivi des rendez-vous prestataires (psychologue, ergothérapeute, etc.)

· Relations avec les organismes de santé :

18. Saisie des données dans le logiciel métier MicroSoins

19. Gestion des relations avec la CPAM (logiciel ResidEsms)

· Logistique et gestion du matériel :

20. Inventaires, suivi de stocks, commande de fournitures administratives et médicales

21. Suivi et gestion des véhicules de service (entretiens, réparations, sinistres, contrôles techniques, contraventions, contrôle kilométrage et consommation carburant)

22. Vérification du stationnement des véhicules

23. Gestion des téléphones professionnels et adresses mails

24. Mise à disposition du matériel et documents pour le personnel soignant

25. Gestion et traçabilité du matériel prêté

26. Accueil des nouveaux soignants, étudiants, stagiaires, remise du livret d’accueil

· Gestion administrative :

27. Organisation et rédaction des comptes rendus de réunion

28. Tenue de la caisse et validation des factures

29. Participation aux réunions de coordination et au suivi administratif du service

30. Rédaction des procès-verbaux de réunions

Profil

  • Diplôme de secrétaire médical(e)

  • Expérience souhaitée en SSIAD, médico-social, HAD ou EHPAD

  • Bonne maîtrise du vocabulaire médical et des circuits de prise en charge

  • Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (DPI, planning)

  • Capacité à gérer les plannings et priorités dans un environnement dynamique

  • Rigueur administrative et qualité rédactionnelle (courriers, dossiers patients)

  • Respect strict du secret médical et de la confidentialité

  • Sens de l’organisation et autonomie dans le suivi des dossiers

  • Excellentes qualités relationnelles (patients, familles, équipe pluridisciplinaire)

  • Réactivité, adaptabilité et sens du service auprès d’un public fragile