Assistante affaires générales

Sous l'autorité de la responsable administrative et financière du conservatoire, l’assistant affaires générales est le garant du fonctionnement quotidien du conservatoire et assurera les missions suivantes :

• Fluidifier le fonctionnement du conservatoire ; assurer le secrétariat, le suivi des dossiers, des plannings et des tableaux de bord

• Être un appui en vérifiant et exécutant la chaîne des dépenses de l’établissement (demande de devis, établissement des bons de commandes et engagement sur le logiciel comptable Ciril, rapprochement des factures, relance fournisseurs)

• Être pro-actif lors de la préparation budgétaire

• Consolider les informations financières, gérer et suivre la facturation des usagers du conservatoires (frais de scolarité, locations d’instruments et de salles…) : 

- application des quotients familiaux des usagers 

- application des tarifs en fonction des disciplines suivies par les élèves

- envoi des factures pour les cotisations des usagers et échéanciers

- gestion de la facturation semestrielle des locations d’instruments et de la location des salles aux associations et usagers extérieurs

- collecte des règlements des cotisations en tant que régisseur adjoint des recettes

• Instaurer une relation de confiance avec les usagers en participant à l’organisation, au suivi de la scolarité des élèves, au suivi des réinscriptions et inscriptions

• Apporter sa polyvalence sur diverses thématiques RH et administratives (suivi des heures effectuées par les vacataires ; collecte des informations administratives pour l’établissement des contrats vacataires ; collecte des informations pour l’établissement des conventions de location d’instruments et de salles ; toutes tâches administratives pour le fonctionnement courant du conservatoire)

L'assistant aux affaires générales participe à la gestion et à l’administration du conservatoire. Le poste requiert des compétences en secrétariat, en comptabilité et en ressources humaines.

L'exercice de ces fonctions nécessite également l'utilisation d'outils informatiques généraux (pack Microsoft Office) et spécifiques (logiciels IMuse et Civil).

Le candidat idéal fait preuve d'autonomie, de méthode et d'esprit d'initiative. Il/elle est reconnu pour ses compétences de communication, son sens du service et sa posture de souplesse dans les relations avec ses interlocuteurs.

Casier judiciaire vierge et nationalité française ou européenne indispensables pour permettre l’habilitation au maniement de fonds en tant que régisseur adjoint des recettes.

Conditions d'accueil

VSGP propose un logement de mobilité aux candidats recrutés n’habitant pas le Territoire