UN(E) GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF, FINANCES ET RH

Au sein de la Direction du Patrimoine et du Sports, Il met en œuvre les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du service. Il assure la gestion des finances et des ressources humaines du service, avec des missions déconcentrées au plus près des besoins opérationnels.

Gestion Administrative et vie institutionnelle :

• Accueil physique et téléphonique de la direction

• Rédactions des décisions communautaires et actes administratifs divers selon les procédures établies (suivi…)

• Gestion et suivi du calendrier des instances, des échéances et des documents afférents (informe et relance les interlocuteurs, veille à la conformité des documents transmis)

• Assure le classement et l’archivage numérique des documents institutionnels et des documents à partager de la direction

• Enregistrement et suivi des courriers entrants et sortants/ réponses aux courriers / mise en forme de courriers / gestion du parapheur / envois

• Gestion des agendas, organisation des réunions, réservation des salles

• Gestion des ordres de missions

• Convocation membres commissions et compte rendus

• Gestion des fournitures de bureau et suivi du stock

• Prise de note lors des réunions ou commission et compte rendu

• Rédaction et mise en forme de documents ou tableaux

Gestion Finances (Assistance des référents finances sur la gestion financière de la direction) :

• Contrôle et engagement des devis

• Edition des bons de commande et suivi

• Virement de crédit sur les lignes

• Contrôle des factures fournisseurs et rapprochement

• Contact avec les fournisseurs et transmission de bon de commande

• Listing des engagements non soldés à contrôler une fois par trimestre et retour aux finances

• Faire engagements financiers et suivi

• Préparation du budget et saisie ligne par ligne dans logiciel MANTY

• Présence aux réunions budgétaires

• Marchés publics – Gestion des documents administratifs (Lettre consultation, Acte d’engagement…)

• Dépôt sur la plateforme « marchés sécurisés »

• Suivi du marché (finances – affaires juridiques), calcul de révision de prix, avenants…

Gestion RH (Assistance des référents RH)

• Suivi et saisie sur le logiciel Ciril des grilles horaires, des congés, ASA, arrêts maladie, AT, formations et transmission RH

• Transmission mensuellement en paye : heures supplémentaires, heures de nuit, prime de dimanche, heures de vacation – suivi de l’absentéisme – suivi des astreintes – frais de déplacement

• Saisie des ouvertures, alimentations, prise CET

• Réception et distributions tickets repas aux agents

• Renseigner les agents sur un premier niveau d’informations concernant : leur carrière/retraite, le télétravail, les frais de déplacement, le temps partiel, …

• Suivi des permis de conduire, Cacès, visites médicales etc. …

• Accompagnement de l’agent sur le suivi des formations

• Présence aux réunions et formations

• Organisation des retours d’informations RH ou autres (compte rendu et organise des réunions d’information avec présentation PowerPoint

• Accueil des nouveaux arrivants (préparation des documents RH, fournitures de bureau, demande matériels informatique téléphonique…)

Vos atouts :

• Doté(e) d’un bon relationnel, vous savez travailler en équipe

• Vous faites preuve d’autonomie, de réactivité et d’un bon sens de l’organisation.

• Rigueur, gestion du stress

• Capacités rédactionnelles et d’expression orale

Vos compétences :

• Maitrise des outils informatiques (world, excel, etc) et notion en système d’information géographique,

• Connaissances du fonctionnement de l'institution et du fonctionnement des collectivités territoriales,

• Assistance administrative

• Notions RH et Finances