L’université CY Cergy Paris Université créée au 1er janvier 2020 par décret -n° 2019-1095 du 28 octobre 2019- est la fusion de l’université de Cergy-Pontoise, de la ComUE Paris Seine et de l’école d’ingénieurs EISTI, l’ILEPS et l’EPSS sont intégrées en tant qu’établissements composantes. L’ESSEC est associée par décret et intègre la gouvernance. CY Cergy Paris Université porte la compétence de politique de site au sein de «CY Initiative». Elle représente 1 200 enseignants et enseignants-chercheurs, 800 personnels administratifs et 24 000 étudiants répartis sur 14 sites.
CY Cergy Paris Université poursuit l’ambition d’être :
- Une université de la diversité fortement ancrée dans son territoire, soucieuse de la réussite de tous les publics étudiants,
- Une université internationale de recherche développant une recherche académique de pointe,
- Une université actrice de la transition sociétale et environnementale, conjuguant le transfert des connaissances vers la société (individus, entreprises, société civile) et la délivrance de formations conçues pour permettre à chacun de participer à relever les grands défis du XXIème siècle.
Missions
Votre mission :
Rattaché-e à la Responsable administrative du Service des études doctorales et au sein d'une équipe de 4 personnes, votre mission consiste à faciliter l’accueil des doctorants primo entrants pour toutes les démarches administratives et pour les orientater vers les autres services de l’université compétents. Vous avez également pour mission de faciliter l’accès des candidats internationaux. Vous êtes leur premier contact avec l'université :
- Centraliser la gestion des inscriptions administratives des doctorants primo-entrants en lien avec la scolarité centrale et les Ecoles doctorales dans le cadre de la mise en place d’un guichet unique d’accueil des doctorants.
- Assurer l’inscription administrative de l’ensemble des doctorants
- Assurer la mise en qualité des données saisies dans Apogée relatives à l'enregistrement des travaux et à l'organisation de la soutenance
- Assurer le suivi et la gestion des appels à candidatures des concours doctoraux de l’ensemble des Ecoles doctorales.
- Vérifier et fiabiliser les données requises par les enquêtes ministérielles en étroite collaboration avec le service de la scolarité
Activités principales :
1) Assurer l’accueil et la gestion des admissions des primo entrants dans le cadre de la mise en place d’un guichet unique d’accueil des doctorants :
- Assurer le suivi des accès aux services de l’université (badge, ENT, mail, BU) en lien avec les services de l’université concernés.
- Informer et orienter vers les services de l’université compétents pour l’installation des étudiants étrangers.
2)Piloter à son échelle, la gestion des dossiers et effectuer les inscriptions administratives dans Apogée jusqu’à l’édition des certificats de scolarité et des cartes multi-services de l’ensemble des doctorants, en lien avec les gestionnaires des Ecoles doctorales et la scolarité centrale :
- Participer à la préparation des inscriptions administratives
- Assurer le suivi des dossiers d'inscriptions (transferts, situations universitaires, remboursements, annulations, réorientations, conventions...)
- Vérification des informations implémentées dans le logiciel Apogée
- Suivi du paiement des droits d’inscription en lien avec le service de comptabilité
- Edition et envoi des certificats de scolarité
- Suivi des demandes d’exonération
3) Assurer la mise en qualité des données saisies dans Apogée relatives à l'enregistrement des travaux et à l'organisation de la soutenance :
- Coordination Apogée des gestionnaires du service des études doctorales : formation des nouveaux gestionnaires et assistance de 1er niveau sur la gestion courante, en liaison avec le SPA
- Vérification de la cohérence entre les données saisies dans Apogée et les données figurant dans les dossiers transmis au pôle diplôme
- Suivi du calendrier de gestion établi entre le SED et le SPA
4) Assurer le suivi et la gestion des appels à candidature des concours doctoraux :
- Vérifier l’implémentation de la plateforme de candidature
- Informer les candidats
- Vérifier l’éligibilité des candidatures
- Organiser les comités de sélection
- Envoyer les notifications aux candidats
5) Contribuer aux missions du service des études doctorales et de la direction recherche pour harmoniser les pratiques entre les Ecoles Doctorales et assurer une continuité de service auprès des laboratoires :
- Mise à jour du guide du doctorat
- Contribuer à la démarche qualité par la création ou l’amélioration des procédures nécessaires dans le fonctionnement du poste
Profil
Profil :
H/F de niveau Bac à Bac+2, vous disposez d'une solide expérience en accueil du public et en gestion administrative, idéalement au sein d'un service des admissions d'un établissement d'enseignement supérieur ou un service de secrétariat en direction de la recherche/école doctorale.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques tel que le pack office (Excel, Word, Outlook) et les logiciels de gestion de la scolarité (Apogée, ADUM, etc.).
Vous avez des notions de base en gestion budgétaire, maîtrisez les techniques de classement et d'archivage et êtes capable de rédiger des documents respectant les règles d'orthographe et de grammaire.
Vous possédez obligatoirement un niveau d'anglais B2 vous permettant de communiquer aisément à l'oral et à l'écrit avec des doctorants et chercheurs étrangers.
Qualités :
Vous êtes principalement reconnu-e pour votre sens de l'écoute et votre discernement. Vous savez être diplomate et êtes à l'aise en environnement complexe. Vous possédez une bonne résistance au stress et faites preuve de beaucoup d'organisation.
Conditions de travail :
CDD 12 mois renouvelable à pourvoir à partir de septembre 2022
Poste ouvert aux contractuels et aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation)
38h35 hebdomadaire
52 jours de congés payés
Participation employeur à la mutuelle à hauteur de 15 € / mois
Remboursement d'une partie de l'abonnement transport en commun
Politique de formation active
Rémunération :
Selon expérience et grille de la fonction publique d'Etat (Catégorie B TECH)
Votre sens du service et vos valeurs humaines telles que l’empathie et l’écoute vous permettront de vous épanouir au sein de CY Cergy Paris Université.
Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.