Chargé(e) services généraux/accueil

RAINBOW (Neuilly-sur-seine) :

Accueil et orientation

• Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, clients et collaborateurs

• Gérer le standard téléphonique : réception, filtrage et transfert des appels

• Veiller à la bonne présentation et à la convivialité de l’espace d’accueil

Gestion administrative

• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis entrants

• Préparer les envois postaux, plis, recommandés et coursiers

• Participer à la gestion des fournitures de bureau et à la logistique courante

• Apporter un soutien ponctuel aux services administratifs (RH, comptabilité, direction)

Support logistique et coordination interne

• Accueillir et accompagner les candidats en entretien ou les visiteurs externes

• Assurer la liaison entre les différents services pour les besoins courants

• Participer ponctuellement à l’organisation d’événements internes

DELOITTE (La Défense)

• Reprographie/Gestion des équipements

• Gestion des stocks Impression et reproduction de documents

• Respect des délais

• Vérifier la qualité des reproductions pour s’assurer que les documents imprimés ou copiés sont conformes aux standards

• Support aux utilisateurs

GRDF (Saint-Denis)

• Veiller à la bonne disposition de la salle : Gestion des réservations de la salle « cabane » et de « l'espace du fond » sur un outils de gestion de type teams

• Orientation et support logistique des visiteurs

• Collecte de données (visiteurs, feedbacks, contacts) : chargé recueillir la satisfaction des utilisateurs et visiteurs du M95 en les invitant à répondre aux questionnaires accessibles via la Solution Octomine

• Responsable de la préparation du reporting qui sera soumis à la validation du Chef de projet i-We

• Création d'affiches de communication pour les espaces du M95 (salle du fond et cabane)

• Captation vidéo des évènements en hybride (6h par mois max) en remplacement de l'accueil ( Autogestion)

• Mise en relation avec les traiteurs et ou demande de devis

• Gestion du showroom dans le continuité de l’existant

• Posture et démarches d’amélioration continue sur la prestation d’accueil (continuité de l’existant)

• Promotion de la programmation au sein du lieu  

• Création d’affiches sur site

• Post des événements sur le Yammer de l’entreprise

Durée hebdomadaire: 35H

Plage horaires: 8h30 - 17h00 avec 1h de pause déjeuner ( à déterminer par planning)

Contraintes aux postes:

RAINBOW : Alternance assis/debout

DELOITTE: Travailleur isolé

GRDF: Travail sur écran, mise en place d'espace de réunion, chaises, tables…

*** à compétences égales, priorité aux demandeurs d'emploi titulaires de la Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé ***

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels de reconnaissance vocale

• Maîtrise du matériel audio, informatique et d’enregistrement

• Bonne orthographe, aisance rédactionnelle et maîtrise de la dactylographie

• Aisance téléphonique et connaissance des règles d’accueil, de protocole et de confidentialité

• Capacité à organiser, coordonner les activités, suivre les indicateurs et gérer les priorités

• Capacité à faire face aux imprévus

Savoir-être :

• Sens de l’accueil et du service client

• Qualités relationnelles, écoute et disponibilité

• Rigueur, fiabilité et autonomie

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Présentation soignée et attitude professionnelle

• Réactivité, adaptabilité et polyvalence

• Esprit d’équipe et bienveillance