RESPONSABLE ADMINISTRATIF SCOLARITE CONTRATS ET FINANCEMENT OPCO APPRENTISSAGE (H/F)

Nous recrutons un(e) Responsable Administratif Scolarité Contrats et Financements OPCO apprentissage, rattaché(e) à la Direction.

Vous travaillez en autonomie et organisez votre activité en référence aux procédures définies. Vous supervisez une équipe composée d’Assistant(e)s Formalités Entreprises et de Secrétaires pédagogiques.

Vos missions :

Manager et animer une équipe pluridisciplinaire :

·         Assistantes Formalités Entreprises : Édition des contrats d’apprentissage, dépôts des contrats et conventions sur le portail des OPCO et facturation des OPCO pour les frais pédagogiques et annexes liés à l’apprentissage ;

·         Secrétariat scolarité : Inscription des apprentis, affectation dans les groupes, saisie des ruptures, traitement de l’assiduité, aide administrative au responsable de secteur.

Accompagner les entreprises dans leurs démarches

·      Accueillir, informer et accompagner les chefs d’entreprises dans leurs démarches relatives aux contrats d’apprentissage.

·      Assurer la gestion et le suivi des contrats d’apprentissage, notamment les relances téléphoniques et par mail.

Gérer les contrats et les formalités administratives

·      Saisir et facturer les informations relatives aux contrats d’apprentissage dans YPAREO (module contrat, GRC, etc.).

·      Assurer le dépôt auprès des OPCO de l’ensemble des contrats sous prestation.

·      Réceptionner et classer les PEC correspondants.

·      Assurer le suivi des dépôts OPCO ne relevant pas des contrats « sous prestation ».

·      Relancer les employeurs n’effectuant pas leurs dépôts OPCO et leur proposer la prestation d’accompagnement.

·      Éditer les ruptures de contrats sous prestation uniquement.

·      Veiller à la bonne réalisation des missions et à la qualité du service rendu.

Piloter l’activité et assurer le reporting

·      Réaliser le reporting de l’activité apprentissage auprès de la Direction

·      Établir les bilans annuels et mensuels de l’activité du service

·      Assurer la facturation et organiser, avec le service comptabilité, le lien permettant de s’assurer que les prestations sont bien transmises et en état d’être facturées.

Développer et faire évoluer les prestations

·      Actualiser le process relatif à la prestation d’accompagnement des entreprises à la rédaction du contrat.

·      Actualiser et/ou construire les outils nécessaires au bon déroulement de cette prestation.

·      Assurer un suivi personnalisé de chaque prestation souscrite par les entreprises.

·      Sensibiliser les entreprises aux dispositifs et nouvelles prestations, notamment la FEST.

·      Orienter la Taxe d’Apprentissage vers l’IDM / la CMA.

·      Participer à la promotion des métiers et des formations dispensées par l’établissement et aux activités du Pôle Développement (salons, IDM DAYS, etc.).

Vous êtes titulaire d’une formation supérieure de type Bac +3 à minima et/ou justifiez d’une première expérience réussie dans la gestion administrative, idéalement dans la gestion des contrats.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et le logiciel YPAREO. Vous disposez d’une bonne connaissance du cadre réglementaire des contrats d’apprentissage et de solides capacités rédactionnelles.

Vous savez gérer les priorités, assurer un accueil physique ou téléphonique et manager une équipe.

Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre disponibilité, votre réactivité et votre autonomie. Vous avez le sens du relationnel, de l’écoute et de la synthèse, ainsi qu’un réel esprit d’équipe. Votre rigueur, votre discrétion et votre sens aigu de la relation client sont des atouts essentiels pour ce poste.

Informations sur le poste

Prise de poste dès que possible

• Contrat : CDI

• Cadre, Forfait 208 jours

• Rémunération négociable selon le profil à partir de 3161€ brut sur la base d’un temps plein.

• Déplacements possibles

• 9 semaines de congés payés par an

• Mutuelle / Prévoyance / CSE

• Restaurant d’entreprise