ASSISTANTE DE DIRECTION H/F

1. Gestion administrative :

   • Préparer, rédiger et mettre en forme les courriers, rapports, comptes rendus et documents divers.

   • Suivre et mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi administratif.

   • Classer et archiver les documents administratifs.

2. Gestion de l’agenda et des réunions :

   • Organiser et planifier les rendez-vous, réunions et déplacements.

   • Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et assurer la prise de notes si nécessaire.

   • Rédiger les comptes rendus et synthèses des réunions.

3. Accueil et relations avec les partenaires :

   • Accueillir et orienter les visiteurs, élus, et partenaires externes.

   • Gérer les appels téléphoniques et les courriels de la Direction.

   • Assurer un lien entre les différents services et interlocuteurs.

4. Organisation et coordination :

   • Coordonner les échanges et la circulation de l’information entre les services.

   • Participer à l’organisation d’événements (séminaires, cérémonies, instances).

5. Soutien au management :

   • Être force de proposition pour améliorer les processus administratifs.

   • Assister la Direction dans les missions transversales liées aux projets de la collectivité.

COMPÉTENCES REQUISES :

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office, logiciels de gestion spécifiques à la FPT),

• Excellente capacité de rédaction et d’expression orale,

• Bonne connaissance des procédures administratives et du fonctionnement des collectivités territoriales,

• Sensibilité au cadre réglementaire de la FPT.

Qualités professionnelles :

1.       Organisation et gestion du temps

• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais,

• Gestion efficace d’agendas complexes et de calendriers,

• Planification et coordination d’événements, réunions, ou déplacements.

2.       Polyvalence

• Adaptabilité face à des missions variées et des changements de priorités,

• Capacité à jongler entre des responsabilités administratives, organisationnelles, et relationnelles,

3.       Discrétion et confidentialité

• Sens aigu de la confidentialité dans le traitement des informations sensibles liées à la direction ou à la collectivité.

4.       Communication

• Excellentes compétences en communication écrite et orale,

• Capacité à rédiger des documents, comptes rendus et correspondances de qualité,

• Aisance relationnelle pour interagir avec des interlocuteurs variés.

5.       Proactivité et sens de l’initiative

• Anticipation des besoins de la direction,

• Capacité à proposer des solutions et à prendre des initiatives dans l’intérêt de l’organisation.

6.       Maîtrise des outils bureautiques

• Compétences avancées en logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.),

• Connaissance des outils de gestion de projets ou de collaboration (Teams, SharePoint, etc.).

7.       Rigueur et attention aux détails

• Souci de la qualité et de la précision dans l’exécution des tâches,

• Capacité à vérifier et à corriger les erreurs pour garantir un travail irréprochable.

8.       Gestion du stress et résistance à la pression

• Capacité à rester calme et efficace dans les situations stressantes ou urgentes,

• Gestion de charges de travail importantes tout en maintenant la qualité.

9.       Sens du service et loyauté

• Volonté de faciliter le travail de la direction et des équipes,

• Engagement envers les objectifs et la mission de la Direction et de la collectivité.

PROFIL RECHERCHÉ

• Formation administrative (niveau Bac à Bac+2 : BTS Assistant de direction, DUT GEA, etc.).

• Expérience en assistanat ou en gestion administrative obligatoire, idéalement dans une collectivité.

CONDITIONS D’EXERCICE

• Horaires : Temps plein.

• Environnement de travail : Bureau, avec utilisation régulière d’outils informatiques et bureautiques.

• Relations professionnelles : Contact fréquent avec les membres de la Direction Générales et les partenaires externes.