ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Vos principales missions seront les suivantes :

• Accueil physique et téléphonique

• Suivi du courrier arrivée et départ : rédaction de courriers type, suivi des courriers et parapheurs dans le circuit de validation, tableau de bord de suivi…,

• Envois conséquents de notifications, dossiers, chargement de clés USB

• Création et mise à jour régulière de bases de contacts (communes, EPT, élus, PPA, contacts Urbanisme, etc.)

• Elaboration et mise à jour de tableaux de suivi pour l’ensemble de la direction, notamment s’agissant du suivi du SCoT et ses futures évolutions,

• Suivi administratif de la mise en œuvre du SCoT et de ses évolutions (suivi des procédures, recueil des recommandés, etc.)

• Appui à l’organisation de réunions pour les agents de la direction ( y compris commissions thématiques le cas échéant), appui à la préparation de présentations et visuels pour les réunions, constitution de dossiers de réunions et reprographie, participation aux réunions et rédaction des comptes rendus

• Rédaction, mise en forme et valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)

• Suivi de la commande publique en articulation avec le SAF (demande de devis, bons de commande, suivi des marchés et de la facturation)

• Classement et archivage de documents et des répertoires de travail (Sharepoint)

• Suivi des congés et jours de télétravail de la direction

• Astreintes du pool des assistantes opérationnelles lors des congés

• Commandes de fournitures auprès du service des moyens généraux

Vos compétences à partager

• Connaissance des activités, du fonctionnement et des processus des collectivités territoriales, ainsi que du cadre d’intervention spécifique de la Métropole

• Maîtrise des techniques d’expression orale et écrite

• Excellente maîtrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire

• Capacité à rédiger des documents professionnels : comptes rendus, courriers, notes, tableaux de suivi

• Sens de l’organisation, autonomie et esprit d’initiative

• Gestion et organisation d’agenda, prise de rendez-vous et hiérarchisation des priorités

• Préparation et mise en forme de documents (courriers, comptes rendus, tableaux d’activité)

• Maîtrise du Pack Office et des applicatifs métier (gestion du courrier, des contacts, etc.)

• Respect des procédures, des instructions de travail et des obligations de confidentialité et de réserve

• Capacité à travailler en équipe et en transversalité

• Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse

• Présentation professionnelle et posture adaptée

• Rigueur, fiabilité et discrétion

• Engagement, disponibilité et sens du service public

• Réactivité, adaptabilité et capacité d’anticipation

• Esprit d’initiative et proactivité

• Capacités d’écoute active, de coopération et de communication, en interne comme en externe

• Aptitude à analyser et évaluer les informations

Conditions d’accès au poste

• Niveau d’étude souhaité : Bac +2, formation Assistanat de direction, assistant manager

• Expérience requise : de 1 à 3 ans sur un poste similaire ou équivalent

• Cadre de catégorie B, rédacteur ou catégorie C, adjoint administratif - filière administrative

• Recrutement titulaire, à défaut contractuel (contrat de trois ans)