GESTIONNAIRE INSTANCES (H/F)

Le/la gestionnaire assure l’organisation, la préparation et le suivi administratif des instances métropolitaines (Commissions, Bureaux et Conseils de la Métropole).

Préparation et organisation des instances métropolitaines

• Assurer la préparation, l’organisation et le suivi, dématérialisé ou non, des séances des instances métropolitaines ;

• Veiller au respect des calendriers institutionnels et des échéances réglementaires ;

• Relancer les directions afin que les dossiers soient prêts dans les délais

• Veiller au respect des procédures internes

• Étudier les dossiers afin d’assurer de préparer les réunions de préparation des instances avec les directions et assurer le compte-rendu et le reporting de ces réunions auprès des directions concernées

• Conduire l’ensemble des étapes de préparation des séances délibérantes.

Gestion administrative et juridique des actes

• Assurer la gestion administrative des actes (suivi sur un logiciel dédié, accompagnement des services dans leur élaboration, relances si nécessaire) ;

• Vérifier la complétude des pièces annexes ;

• Transmettre les actes administratifs au contrôle de légalité et le cas échéant les notifier ;

• Assurer la ventilation et le suivi des actes après envoi au contrôle de légalité ;

• Gérer la publication des actes administratifs ;

• Gestion des actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions et leurs documents annexes),

• Garantir la complétude et la conformité des documents produits.

• S’assurer auprès des directions opérationnelles de la signature des actes

• Tenir à jour le registre des actes administratifs ;

• Assurer le suivi administratif des délibérations et de leurs annexes auprès des directions de la collectivité ;

• Gérer les actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions et leurs documents annexes),

• Garantir la complétude et la conformité des documents produits.

Organisation matérielle et accompagnement des séances

• Élaborer et transmettre les convocations et les ordres du jour aux élus ;

• Assister aux séances métropolitaines ;

• Participer, à la mise en place et au bon déroulement des instances :

• Mise en place de l’hémicycle,

• Gestion des pouvoirs des élus et suivi des présences tout au long des séances,

• Gestion de l’accès des élus à la visioconférence lors des séances hybrides,

• Suivi des votes de la séance.

Suivi des travaux des instances

• Gestion des actes administratifs (délibérations, arrêtés, décisions et leurs documents annexes),

• Garantir la complétude et la conformité des documents produits.

Projets transversaux et amélioration continue

• Participer aux projets transversaux du service des Assemblées, notamment ceux liés à la dématérialisation des procédures ;

• Assurer un reporting régulier de ses activités ;

• Être force de proposition dans l’évolution des outils, des procédures et des missions du service.

• Participer au reporting auprès des directions et de la direction générale et compléter les tableaux de suivi sur son périmètre

Vos compétences à partager

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l’intercommunalité (notamment en Île-de-France)

• Maîtrise du cadre réglementaire et des processus administratifs

• Connaissance des règles de fonctionnement des instances

• Techniques de rédaction administrative

• Contribution au bon fonctionnement de la Direction et à l’atteinte de ses objectifs

• Force de proposition et capacité à rendre compte

• Travail en transversalité avec les services

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

• Excellentes capacités rédactionnelles

• Maîtrise du logiciel Adel appréciée

• Rigueur et sens de l’engagement

• Autonomie et proactivité

• Esprit d’équipe et capacité de coopération

• Bon relationnel et pédagogie

• Disponibilité

Conditions d’accès au poste

• Niveau d’étude souhaité : Baccalauréat ou BTS dans le domaine administratif et/ou juridique

• Catégorie B ou C – Filière administrative, cadre d’emplois des rédacteurs ou des adjoints administratifs

• Connaissance des règles relatives aux instances

• Expérience souhaitée au sein d’une collectivité territoriale sur des missions similaires

• Années d’expérience requise : 1 à 3 ans dans un poste similaire ou équivalent

  
  Pourquoi nous ?

Travailler à la Métropole du Grand Paris c’est aussi bénéficier de nombreux avantages vous garantissant des conditions optimales pour accomplir vos missions :

• Rythme de travail de 40h/semaine permettant de générer 2 jours de RTT/mois ;

• Régime indemnitaire attractif et un CIA (prime) sur objectifs individuels et collectifs ;

• Télétravail : jusqu'à 2 jours/ semaine ;

• Environnement de travail agréable et des locaux très bien équipés ;

• Restauration inter entreprise et accès au restaurant municipal de la ville de Paris et celui de la Caisse des dépôts ;

• Participation employeur aux frais de mutuelle, prévoyance ;

• Forfait mobilité durable pouvant aller jusqu’à 300 €/an pour les agents se rendant sur leur lieu de travail en véhicule propre (vélo, trottinette…) ;

• Prise en charge du pass Navigo 75 % ;

• CNAS (Comité National d’Action Sociale) ;

• Parcours de formation adapté à votre projet professionnel.