Chargé de mission administrative (F/H) à mi-temps
Paris, 75015
CDI
01/09/2026
Description
Rejoignez l’Ordre de Malte France, une institution caritative emblématique au service des plus fragiles
Emanation française d’une institution caritative quasi millénaire, nous sommes une association catholique hospitalière, qui place la Charité au cœur de son engagement. Nous agissons auprès des plus fragiles à travers des initiatives de terrain dans les secteurs de la solidarité, de la santé, du médico-social, et du secourisme. Reconnue d’utilité publique depuis 1928, notre association est également agréée de sécurité civile.
Nous intervenons en France et dans 36 pays avec un budget d’environ 92,6 M€, 2 000 collaborateurs, et grâce à un réseau de 14 900 bénévoles.
Pourquoi rejoindre notre équipe ?
Donner du sens à votre engagement professionnel en œuvrant pour l’humain
Cadre de travail exceptionnel, à deux pas de la gare Montparnasse : 2 jardins permettant des moments de convivialité, séances d’ostéopathie, plateforme d'assistance sociale et en santé mentale
Avantages : Télétravail possible deux jours par semaine, mutuelle prise en charge à 90% par l’employeur, ticket restaurant pris en charge à 60% par l'employeur, 4 jours de repos supplémentaires, avantages offerts par le CSE (chèques cadeaux, chèques vacances...)
Salaire selon profil, 1% d'augmentation après 1 an d'ancienneté, CET, PERCO
Recrutement :
Notre processus de recrutement comprend un entretien téléphonique initial, un entretien en visio avec les RH, deux entretiens en présentiel avec le N+1 et N+2. Nous prévoyons de finaliser le recrutement dans un délai de 4 semaines.
Missions
Au sein de la Direction déléguée au Secourisme, et rattaché au Responsable du Pôle Formation Professionnelle, vous contribuez au bon fonctionnement administratif, à la conformité réglementaire et qualité des activités, ainsi qu’au pilotage opérationnel du pôle.
Vous intervenez sur l’ensemble du cycle administratif des formations, en lien avec les formateurs, les équipes internes et les exigences Qualiopi.
1. Gestion administrative des formations
Assurer la mise à jour des plannings et la planification des sessions
Organiser et coordonner l’intervention des formateurs
Suivre les dossiers administratifs des formateurs (contrats, pièces obligatoires…)
Préparer les dossiers en amont des formations
Assurer le traitement des dossiers en aval (facturation, diplômes…)
2. Démarche qualité et conformité
Participer au suivi de la démarche qualité
Contribuer à la mise à jour du référentiel documentaire Qualiopi
Veiller au respect des procédures internes et réglementaires
3. Suivi et pilotage de l’activité
Collecter et suivre les données d’activité (formations, indicateurs)
Alimenter les tableaux de bord du pôle
Remonter les informations utiles au pilotage et à l’amélioration continue
Vos indicateurs de réussite
Fiabilité et complétude des dossiers administratifs
Respect des exigences réglementaires et Qualiopi
Qualité du suivi des formations et des formateurs
Pertinence et régularité du reporting d’activité
CDI à mi-temps
Profil
Formation type BTS secrétariat / assistanat
Expérience sur un poste administratif similaire
Bonne maîtrise des outils bureautiques
Connaissance de la formation professionnelle et/ou de Qualiopi appréciée
Sensibilité au secteur associatif et adhésion aux valeurs de l’Ordre de Malte France