Prendre part à la préparation du budget, demander les devis aux entreprises et établissement des bons de commandes et liquidation des factures
Participer à la préparation des scrutins
Envoyer les différentes notes de service et courriers 1 mois avant la date des élections
Assister aux affectations pour le personnel
Réceptionner et vérifier la propagande électorale:
- Enregistrer, relire les procurations
- Organiser la mise sous pli des documents électoraux
- Vérifier que le matériel électoral pour le jour du scrutin soit prêt
Organiser la constitution des dossiers avec le responsable
Contribuer à la centralisation des résultats et à la soirée électorale en projetant les différents résultats communiqués par les bureaux de vote
Éditer des résultats à donner aux présidents de bureaux de vote, préparer les cartons contenant les procès verbaux pour la préfecture
Participer à la gestion des réunions publiques dans le cadre de la campagne électoral
Vérifier et éditer une liste de contrôle pour relecture des inscriptions et les modifications d'adresse sur la liste électorale prises par l'accueil unique
Procéder aux radiations adressées par l'Insee et les décès de la commune informatiquement et sur les listes générales
Traitement des listes de centre et des inscriptions d'office reçues de l'Insee
Préparer les commissions administratives chargées de la révision des listes électorales
Organiser les soirées électorales sur le logiciel Soprano
Garantir le suivi des cartes électorales en retour
Assurer un suivi de la gestion des changements d'adresse par le biais du fichier intrazone
Participer à la révision des listes électorales
Vérifier sur le logiciel oféa que les électeurs qui ont une carte en retour ne sont plus assujettis aux taxes locales, envoyer un courrier aux électeurs, monter les dossiers pour les présenter à la commission administrative chargée de la révision des listes électorales, radier les électeurs sur les listes générales et sur le logiciel élections, puis adresser un recommandé à l'électeur
Participer aux traitements des dépôts de statuts des syndicats professionnels
Gestion de l’état civil :
Participer dans le cadre de la polyvalence à la mise à jour des registres d'état civil informatiquement et sur papier (jugements, mentions de pacs, de divorce, de répertoire civil, de décès, de transcriptions, d’avis de notoriété, d'avis de naissance, remembrement)
Recevoir une famille endeuillée ou les opérateurs de pompes funèbres, pour prendre une déclaration de décès ou un renouvellement de concessions,
Se rapprocher des agents du cimetière pour obtenir les certificats d'entretiens en vue d'un renouvellement de concession
Rédiger les actes de décès sur le logiciel city web et mettre à jour logicime
Assister à l'accueil des futurs mariés pour constituer leur dossier de mariage, bloquer le pôle évènement, mettre à jour l'agenda, faire la publication des bans, et l'afficher sur le panneau extérieur de la mairie dédié à cet effet, envoyer un mail au secrétariat des élus
S'associer à la vérification des dossiers de mariage pris par les agents
Prendre part à la saisie des actes de mariage et des différents documents, mettre sur registre les actes de mariage, établir les livrets de famille pour les nouveaux mariés
Procéder à la publication des mariages extérieurs
Envoi de la fin de mois pour les impôts, le secrétariat du maire, la DEJ, le secrétariat de la DGA, le Vincennes Info
Réaliser des duplicatas de livret de famille, les adresser aux différentes mairies ou les remettre dans la bannette pour que l'accueil unique puisse les remettre aux usagers vincennois
Établir des procès verbaux d'ouverture et de clôture des registres d'état-civil
Participer à la célébration des mariages avec les élus
Gérer le recensement militaire, vérification des demandes prises par l'accueil unique
Transmettre des listes au service national
Élaborer les plannings du cimetière
Rendre compte à sa hiérarchie
Participer aux réunions de service
Anticiper et gérer les situations conflictuelles
Communiquer les mouvements d'état civil à l'INSEE de façon dématérialisée
Gérer l'archivage du service
Planifier les rendez-vous de mariage et de pacs/ participation à la saisie des contrats de pacs
Assurer le contrôle des dossiers de changements de prénoms
Encadrement du coordonnateur chargé du recensement de la population
Transmettre au service communication les informations concernant l'état-civil:
- L’adjoint au responsable du service citoyenneté participe à la Politique Qualité définie par la Ville de Vincennes et qui vise 3 objectifs principaux
-Assurer la qualité des services municipaux : fournir des services de haute qualité répondant aux attentes des citoyens en matière d'efficacité et de transparence.
- Renforcer l'organisation interne : améliorer les processus de management et d'organisation au sein de la mairie pour garantir une meilleure réactivité et efficacité.
- Consolider la confiance des citoyens : maintenir une relation de confiance et de transparence entre la municipalité et les citoyens.