Administration des ventes et suivi des apprenants

Gestion des dossiers administratifs liés aux inscriptions des apprenants : administrer les dossiers dans le CRM et sur les plateformes des organismes financeurs
Gestion et suivi des entrées en formation : convocations, attestations d’entrée en formation, etc
Suivi administratif des sessions de formation : mise à jour des documents dans le drive, création des kits de formation avec RI, le NDA session, droit à l’image et supports de cours, suivi des présences et gestion des émargements
Traitement des demandes quotidiennes des apprenants
Gestion administrative des stages : gérer les liens avec les entreprises, assurer le montage des conventions de stage
Traitement administratif des apprenants en sortie de formation anticipée (décrochage) en coordination avec les équipes pédagogiques
Gestion administrative des évaluations de fin de session : bon de commande jury d’évaluation, feuilles de présence, grilles d’évaluation finale, diplômes, etc
Gestion administrative des clôtures de session : envoi bilan de stage et attestations de présence finales
Traitement des demandes d’appel et des inscriptions aux sessions de rattrapage

Facturation et gestion financière

Facturation auprès des organismes financeurs (CPF, Chorus Pro, Kairos, Transition Pro, etc)
Suivi des paiements et lettrage dans le CRM
Gestion du recouvrement et relance des impayés
Traitement de la facturation des fournisseurs et des prestataires de services
Effectuer les remises de chèques
Réception et traitement des notes de frais collaborateur

Gestion administrative des dossiers formateurs

Gestion logistique du centre de formation

Procéder à l’ouverture et à la fermeture du centre
Relever et traiter le courrier entrant et sortant
Veiller au bon fonctionnement des installations et des équipements techniques
Accompagner les prestataires dans l’exécution des contrats d’exploitation technique et de maintenance au sein du centre
Contrôler l’entretien des locaux et des surfaces
Suivre et gérer les stocks de matériels et fournitures
Gestion de prêts de matériel
Appliquer et faire appliquer les règles et consignes de sécurité sur le centre

Assistant(e) de formation - ADV

Gestionnaire de formation F/H