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Gestionnaire de formation F/H

  • Paris, 75011

  • CDI

  • 01/04/2025

Description

Le Groupe MMI est un organisme de formation proposant des formations sur les secteurs de la décoration d’intérieur, du design d’espace et de l’architecture d’intérieure (MMI Déco) et du Community Management (IMCI). 

 

Les collaborateurs du Groupe MMI travaillent au quotidien pour répondre aux projets de reconversion, de montée en compétences, de retour à l’emploi ou de poursuite d’études supérieures. 

 

Nous proposons un catalogue de formations certifiantes, accessibles en format présentiel dans nos centres parisiens et bordelais et en format 100% en ligne.

 

Dans le cadre d’un remplacement, l’organisme de formation IMCI recrute un(e) Gestionnaire de Formation. Votre rôle sera de garantir l’administration des ventes, la facturation et la logistique de plusieurs sessions de formation ainsi que l’accueil du public au sein du centre de formation. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le pôle pédagogique composé de trois collaborateurs mais également avec la responsable des opérations et la responsable financière.

 

Ce poste requiert une excellente organisation, des compétences administratives solides et un véritable sens du service client. Vous serez au cœur de la réussite de nos apprenants en assurant le bon déroulement de leur parcours de formation.

Mission

Administration des ventes et suivi des apprenants

  • Gestion des dossiers administratifs liés aux inscriptions des apprenants : administrer les dossiers dans le CRM et sur les plateformes des organismes financeurs

  • Gestion et suivi des entrées en formation : convocations, attestations d’entrée en formation, etc

  • Suivi administratif des sessions de formation : mise à jour des documents dans le drive, création des kits de formation avec RI, le NDA session, droit à l’image et supports de cours, suivi des présences et gestion des émargements

  • Traitement des demandes quotidiennes des apprenants

  • Gestion administrative des stages : gérer les liens avec les entreprises, assurer le montage des conventions de stage

  • Traitement administratif des apprenants en sortie de formation anticipée (décrochage) en coordination avec les équipes pédagogiques

  • Gestion administrative des évaluations de fin de session : bon de commande jury d’évaluation, feuilles de présence, grilles d’évaluation finale, diplômes, etc

  • Gestion administrative des clôtures de session : envoi bilan de stage et attestations de présence finales

  • Traitement des demandes d’appel et des inscriptions aux sessions de rattrapage

 

Facturation et gestion financière

  • Facturation auprès des organismes financeurs (CPF, Chorus Pro, Kairos, Transition Pro, etc)

  • Suivi des paiements et lettrage dans le CRM

  • Gestion du recouvrement et relance des impayés

  • Traitement de la facturation des fournisseurs et des prestataires de services

  • Effectuer les remises de chèques

  • Réception et traitement des notes de frais collaborateur

 

Gestion administrative des dossiers formateurs

  • Établissement des bons de commande selon le planning établi par la pédagogie

  • Réception et traitement des factures formateurs

  • Gestion des émargements

  • Coordination des mises à jour de planning avec le service pédagogique

 

Gestion logistique du centre de formation

  • Procéder à l’ouverture et à la fermeture du centre

  • Relever et traiter le courrier entrant et sortant

  • Veiller au bon fonctionnement des installations et des équipements techniques

  • Accompagner les prestataires dans l’exécution des contrats d’exploitation technique et de maintenance au sein du centre

  • Contrôler l’entretien des locaux et des surfaces

  • Suivre et gérer les stocks de matériels et fournitures

  • Gestion de prêts de matériel

  • Appliquer et faire appliquer les règles et consignes de sécurité sur le centre

Profil

De formation Bac +⅔, type BTS, DUT, licence, vous disposez d’une première expérience professionnelle sur des fonctions similaires. 

Vous avez idéalement une expérience significative dans le domaine de la gestion administrative et le suivi de facturation client et vous connaissez le secteur de la formation.

 

Compétences techniques

  • Maîtrise des outils bureautiques (Google Workspace)

  • Compétences en gestion administrative et classement documentaire

  • Connaissances en comptabilité de base

  • Maîtrise des logiciels de gestion de formation et de facturation

 

Compétences organisationnelles

  • Excellentes capacités d'organisation et de planification

  • Gestion des priorités et respect des délais

  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

  • Rigueur et méthode dans le suivi administratif

Compétences relationnelles

  • Excellentes qualités relationnelles et sens du service

  • Capacité d'écoute et de communication

  • Aptitude au travail en équipe

  • Diplomatie et discrétion professionnelle

 

Qualités personnelles

  • Autonomie et prise d'initiative

  • Adaptabilité et réactivité

  • Discrétion et confidentialité

 

Conditions du poste 

  • CDI, 39h

  • Rémunération selon profil

  • Poste basé à Paris, 100% en présentiel

  • Abonnement au transport en commun pris en charge à 100%

  • Mutuelle prise en charge à 100% 

  • Tickets restaurant pris en charge à 50%

  • Votre journée d’anniversaire est offerte 🎂

 

Les étapes de notre process de recrutement

Une lettre de motivations super formelle n’est pas essentielle. Par contre, si vous pouvez nous écrire quelques lignes pour nous en dire un peu plus sur vous et votre parcours, ça serait génial !

  • Première étape : une préqualification téléphonique

  • Seconde étape : un premier entretien RH

  • Troisième étape : un second entretien avec la Responsable des Opérations

  • Quatrième étape : un échange avec la Responsable Pédagogique et/ou la Responsable Financière

  • Dernière étape : la signature d’une promesse d’embauche !

 

Vous vous reconnaissez dans ce portrait ? N’hésitez pas plus longtemps pour postuler !