Responsable Coordinateur des secrétariats médicaux H/F

Missions principales
La responsable de la coordination des secrétariats médicaux :

-supervise l'activité des secrétariats médicaux ;

-assure la hiérarchie des secrétaires référentes de pôles ;

-assure une gestion annuelle des congés et absences des secrétaires, compatible avec la continuité de service et le niveau prévisionnel d’activité selon les périodes ;

-définit les missions et tâches des secrétaires médicales ;

-assure une bonne organisation de travail des différents secrétariats et l’harmonisation des pratiques ;

-assure le suivi d’indicateurs d’activité des secrétariats, de performance et RH, réalise des audits et du contrôle interne ;

-évalue la charge de travail des secrétaires médicales ;

-objective les besoins de ressources nécessaires à la réalisation des missions et tâches ;

-contrôle et garantit le respect des cibles organisationnelles ;

-affecte les ressources en fonction des besoins des différents services ;

-anticipe les modifications à prévoir en fonction de l’évolution de l’activité et des ressources (départs, absences,…) ;

-construit une gestion prévisionnelle des emplois de secrétaire médicale ;

-détermine les priorités de formation spécifiques au métier de secrétaire médicale ;

-travaille en lien étroit avec les secrétaires référentes de pôles et organise des réunions de service régulières avec celle-ci ;

-organise avec les secrétaires référentes de pôles des réunions de service de pole de secrétariat au moins tous les deux mois ;

-se déplace régulièrement au sein des services ;

-fait remonter toute difficulté et est force de proposition après des trios de pôles ;

-supervise l'usage des outils numériques (fait remonter le paramétrage et les besoins pour améliorer logiciels métiers, en lien avec la DSIO) ;

-développe des actions permettant la bonne tenue des dossiers en lien avec les attentes du DIM, et le respect des exigences réglementaires et de bonnes pratiques (indicateurs HAS) ;

-assure la bonne réalisation du codage en lien avec le DIM et le responsable du bureau des admissions ;

-met tout en œuvre afin d’assurer l’absence de retard du codage ;

-participe à la coordination du parcours administratif du patient ;

-porte la mise en œuvre des démarches qualité et garantit le respect des procédures d'identito-vigilance ;

-assure une veille réglementaire et des recommandations de bonnes pratiques.

Compétences attendues

-Aptitude à la gestion de projets ;

-Compétences en management d'équipe et animation de réseau ;
Capacité à piloter des projets transversaux et à fédérer les équipes autour d'objectifs communs ;

-Avoir une bonne connaissance de l'organisation hospitalière ;

-Avoir une excellente connaissance du fonctionnement des secrétariats médicaux ;

-Avoir une bonne connaissance des outils bureautiques et des logiciels métiers.

Qualités requises

-Sens de l'organisation, rigueur, autonomie et esprit d'initiative ;

-Excellentes qualités relationnelles, diplomatie, sens de l'écoute ;

-Capacité à gérer des situations complexes, à arbitrer et à accompagner le changement ;

-Aptitude à la communication institutionnelle et à la diffusion d'informations stratégiques.

Profil recherché
Niveau de diplôme :

-Bac +3 à Bac +5 privilégiés, dans le domaine administratif, médico-social ou gestion.

Catégorie statutaire :

-Catégorie A privilégiée ; catégorie B possible selon expérience.

Expérience professionnelle

-une expérience en tant que secrétaire médicale est appréciée, notamment dans le grade d’assistante médico-administrative (AMA) ;

-une expérience confirmée en encadrement d’équipe, idéalement de secrétaires médicales, est requise.

Conditions d'exercice

-Quotité de travail : 100%

-Régime horaire/organisation du temps de travail : forfait cadre (19 RTT/an)

Poste : Titulaire, Mutation, Détachement, CDI