Adjoint en Gestion Administrative H/F

Affectation Administrative : Direction des Affaires Financières et de la Commande Publique

Missions
 

Activités principales :

Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les missions (en France) : 

• Contrôler, analyser et amorcer le transfert en comptabilité générale (bouton « calculé »)

• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines…) et des fichiers Excel pour le suivi des missions en erreur

• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs, attestation de non prise en charge…), les reproduire et les diffuser, contresignature des OM des ordonnateurs secondaires

• Retranscrire des informations orales à l'écrit (retranscrire par mail vers le supérieur hiérarchique et inversement) de manière à faire évoluer les procédures

• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés en rapport avec les missions (mails ou appels téléphoniques pour traiter les missions en erreur)

• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant les missions (procédures)

• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité (procédure mission)

• Scanner, classer et archiver les documents missions

• Communiquer en interne et en externe sur les missions

• Assurer la traçabilité du courrier missions (tampon d’arrivée du courrier) 

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
  
  Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les prestations internes : 

• Mails aux composantes pour s'assurer de la fiabilité des données (centre de coût à impacter) et faire part du montant de la dépense engagée

• Saisie de la prestation interne sur Sifac + facture Scan de la facture et des pièces justificatives
  
  Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les conventions :

• Envoyer un exemplaire de la convention à la composante concernée pour information

• Demander la régularisation par la création d'un bon de commande ou de facture de vente

• Transmission de la convention au service comptabilité dépenses ou recettes

Activités secondaires 

Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les dépenses :

• Remplacement de la collègue en charge de la validation des bons de commande (contrôle et validation des BDC : transport, hébergement, restauration)

• Consacrer au minimum une demi-journée/semaine à la validation des BDC pour pérenniser le savoir-faire 

• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant les dépenses (procédures)

• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité (Procédure dépenses)

• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés en rapport avec les dépenses

• Aider les collègues en cas de surcroît d’activité ou lorsque l’on est à jour dans ses activités principales

Connaissances :

• Environnement et réseaux professionnels : connaitre l’organisation et le fonctionnement de l’Université

• Techniques d'élaboration de documents

• Techniques d'accueil téléphonique et physique

• Culture internet

• Technique de communication

Compétences :

• Accueillir et prendre des messages

• Accueillir les populations concernées

• Enregistrer et classer les documents

• Rédiger des rapports ou des documents

• Savoir rendre compte

• Travailler en équipe

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité Sifac (saisie) Excel (suivi) Word (attestation)

• Utiliser les outils bureautiques 

Savoir être :

• Sens de l'organisation 

• Sens des priorités 

• Réactivité 

• Sens relationnel, vis-à-vis des gestionnaires des UFR/laboratoires

• De rendre compte à son supérieur hiérarchique

• Sens de l’entraide

Contrat CDD jusqu'au 28/02/2027. Rémunération brute mensuelle : 1867,02€.