Un poste de Responsable du service gestionnaire logistique et informatique est susceptible d'être vacant, à compter du 04/01/2027, au sein du Pôle Ressources Supports de l'hôpital Sainte Musse à Toulon :

Présentation générale du Pole PRS:

Le Pôle Ressources Supports rassemble trois directions : la direction des travaux et ST, biomédical et de la sécurité, la direction des achats, de la logistique et des équipements hôteliers et la direction du système d’information.

Précisions sur le secteur d’activité :

Le service gestionnaire regroupe l’ensemble des activités liées à la gestion des commandes et à la comptabilité commune aux trois directions, couvrant à la fois les dépenses d’exploitation et les investissements.

Il est composé de 15 agents, répartis en trois équipes :

Service support aux activités biomédicales, techniques et de sécurité : 4,8 ETP
Service support aux activités d’approvisionnement et du magasin général : 5 ETP
Service support aux activités hôtelières et informatiques : 5 ETP : en lien direct avec la présente fiche de poste

MISSIONS GENERALES

- 1/ Élaboration et suivi de l’EPRD (État Prévisionnel des Recettes et des Dépenses)

o Construction de l’EPRD, pour les comptes relevant en lien avec les directions métiers, les services et la direction financière.

o Analyse prospective : prévisions d’activité, trajectoires financières, répartition des crédits.

o Produire et analyser des tableaux de bord, indicateurs et ROI

o Suivi infra-annuel : tableaux de bord, réajustements budgétaires, suivi des écarts.

o Participation à la stratégie financière de l’établissement et préparation des arbitrages.

o Préparation des documents budgétaires pour le dialogue de gestion interne/externe.

- 2/ Pilotage du PPI (Plan Pluriannuel d’Investissement)

o Construction du PPI en cohérence avec le projet d’établissement et les besoins opérationnels.

o Suivi des opérations d’investissement (techniques, numériques, immobilières).

o Préparation des arbitrages financiers, analyses de coût complet, planification des financements.

o Participation à la rédaction des conventions de financement et dossiers réglementaires.

o Coordination avec les équipes techniques, biomédicales, informatiques, financières.

L’AAH (Attaché d’Administration Hospitalière) :

o Contribue à la mise en œuvre de la politique de l’établissement (administratif, financier, sanitaire etc.).

o Assure des fonctions d’expertise, gestion ou pilotage d’unités administratives.

o Participe à la gestion des services supports : finances, logistique, communication.

o Participer aux projets structurants de l'établissement (schéma directeur, développement durable, qualité, performance)

o Il encadre des équipes administratives ou transversales (conformément à l’organigramme), en coordination avec les directions du service des prestations hôtelières et investissement ainsi que du service informatique, au sein du Pôle Ressources Supports.

o À ce titre, il supervise et pilote les activités liées aux commandes, à la liquidation et au mandatement des achats de produits, d’équipements, de prestations de services, de contrats de maintenance et de leur suivi. Il coordonne la gestion des litiges.

PRINCIPALES ACTIVITES PAR MISSION

- 1/ Manager les équipes

o Assurer la diffusion des informations nécessaires au fonctionnement optimal des équipes en étant l’interface entre les acteurs et les directeurs.

o Évaluer la manière de servir de ses collaborateurs ; assurer les formations nécessaires de ses collaborateurs, ou mettre en place un plan de formation

o Faire évoluer les organisations et les outils de travail dans un objectif d’optimisation

- 2/ Travaille en mode projet (ex : mise en place d’un nouveau besoin, participation à la certification des comptes…) et représenter le directeur adjoint si besoin.

- 3/ Assurer la gestion budgétaire et comptable, en lien avec les autres services.

o Établir et argumenter des projections budgétaires ;

o Assurer leur suivi mensuel et leur réactualisation ;

o Suivre les phases techniques d'exécution du budget ;

o Assurer le suivi comptable du plan d’investissement ;

o Assurer la qualité comptable des trois secteurs d’activité : superviser les liquidations, les imputations comptables, la transmission des pièces justificatives de la dépense, l’exploitation des rejets de la trésorerie à des fins d’amélioration des pratiques/procédures ;

o Vérifier les écritures comptables en application de l’instruction M21 (Norme comptable des établissements publics de santé) ;

o Organiser et piloter les travaux de clôture comptable,

o Prévenir les litiges, en apportant en amont ses conseils à la rédaction des documents de marchés ainsi que par des suivis d’alerte et une veille de la jurisprudence dans le domaine comptable ;

o Traiter les dossiers complexes et litigieux, notamment dans l’exécution financière des marchés ;

o Assurer le suivi des immobilisations et des réformes en relation avec le Trésorier Principal et la direction financière de l’établissement ;

o Maintenir à jour des documents de suivi comptable,

- 4/ Exécuter les marchés

o S’assurer que son équipe connaisse les caractéristiques principales des marchés en cours d’exécution (y compris les marchés de centrales d’achats) ;

o En lien avec la Direction des Achat, assurer la bonne exécution des marchés : suivi des avenants, dates de renouvellement des marchés ; évaluation des fournisseurs.

- 5/ Être responsable de certains achats (expression des besoins en lien avec les experts métiers, rédaction des documents de la consultation, choix), en lien avec la Direction des Achats.

- 6/ Être le responsable du processus achats investissement (hôtelier, logistique, informatique) en lien avec les services

o Formaliser le processus ;

o Être force de proposition pour l’améliorer, à chacune de ses étapes (depuis la demande d’approvisionnement jusqu’à la livraison) ;

o Développer la maîtrise des coûts et des demandes d’achat : aide à l’élaboration du plan de pertinence.

- 7/ Déployer et animer le dialogue de gestion des ressources matérielles (hôtelière, logistique, informatique) auprès des services utilisateurs, et notamment les services de soins.

MISSIONS PARTICULIERES

Travailler en mode projet, prendre en charge le suivi des projets et dossiers particuliers sous la supervision des directeurs-adjoints, en les représentant si besoin.

Participe aux groupes de travail institutionnels (certification par exemple).

L’AAH responsable du service support aux activités hôtelières et informatique est l’attaché référent administratif des responsables du service logistique et des ingénieurs informatiques (sujets administratifs, économiques ou financiers).