Assistant(e) de syndic

En tant qu’assistant(e) de syndic, sous l’autorité direct de la responsable de services syndic et travaux (N+1), vous intervenez en support de ce service, pour assurer le suivi administratif et technique des biens immobiliers issus des portefeuilles de syndic de copropriété. Vous veillez au bon déroulement des interventions techniques et à la satisfaction des locataires, des propriétaires et des copropriétaires.

Préparation des AG :

·       Rédaction des projets de convocation sur trame

·       Rédaction des projets de résolutions

·       Vérification des pièces jointes à la convocation

·       Saisie des votes par correspondance

·       Préparation de la trame du budget prévisionnel

·       Liaison avec la comptabilité (comptes définitifs, état des débiteurs)

·       Envoi des convocations

Procès-verbaux :

·       Mise en forme réglementaire du PV (notes de séance, feuille de présence)

·       Diffusion des PV

·       Envoi des décomptes individuels de charges

Suivi post-AG :

·       Mise à jour des décisions et des membres du conseil syndical dans les dossiers

·       Mise à jour du carnet d'entretien

·       Mise à jour du registre des copropriétés

·       Archivage de l'AG

Gestion administrative :

·       Tenue et mise à jour des bases de données immeubles/copropriétaires

·       Alimentation de la GED et des tableaux de suivi partagés

·       Rédaction administrative des mandats de syndic

·       Inscription des mandats au registre réglementaire

·       Création des volets administratifs lors des reprises d'immeubles

Support au gestionnaire :

·       Structuration des dossiers d'AG

·       Mise en forme des notes transmises par le gestionnaire

·       Consolidation des pièces décisionnelles

·       Réponses simples aux demandes des copropriétaires

Interface technique :

·       Suivi administratif des dossiers de travaux

·       Suivi administratif des sinistres et dossiers Dommages-Ouvrage

·       Mise en forme des rapports techniques

·       Suivi de l'échéancier des contrats d'entretien

Mutations :

·       Établissement des devis de vente

·       Commande et centralisation des pré-états datés et états datés

·       Transmission des pièces aux offices notariaux

·       Traitement des notifications de transfert de propriété

·       Suivi des procédures d'opposition

Personnel d’immeuble :

·       Centralisation et contrôle des éléments variables de paie

·       Suivi des absences (congés, arrêts) et transmission au cabinet comptable

·       Organisation logistique et administrative des remplacements

De formation administrative ou immobilière, vous justifiez idéalement d'une première expérience dans l'immobilier ou l'assistanat. Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'un excellent sens du relationnel, vous êtes capable de gérer plusieurs dossiers simultanément et d'assurer un suivi de qualité auprès des copropriétaires, prestataires et partenaires. La maîtrise des outils bureautiques est indispensable. Autonomie, réactivité et sens du service client seront les clés de votre réussite sur ce poste.

Conditions :

• CDI - temps plein

• Catégorie : Employé de niveau 3

• Lieu de travail : OA Agence - Espace Guyanamazone, 40 chemin Constant Chlore, 97354 REMIRE MONTJOLY

Moyens / nos avantages :

·       Bureau

·       Ordinateur / Internet

·       Téléphone fixe

·       Mutuelle

·       Formation

Vous souhaitez faire partie d’une équipe dynamique, innovante et engagée dans l’accompagnement des clients à chaque étape de leur parcours ? Rejoignez-nous et contribuez à transformer l'expérience client en une réussite sur mesure !