Dans le cadre du développement de nos activités et du renforcement de notre organisation, nous recherchons un(e) Responsable Administratif(ve) et Financier(e) Adjoint(e) – Opérations, Achats et Services Généraux.

Véritable bras droit du Directeur des Opérations et des Finances, vous contribuez au pilotage opérationnel et financier des instituts, en structurant les outils de pilotage, en optimisant la politique achats et contractuelle, et en supervisant les services généraux.

A ce titre, vos missions principales seront les suivantes, en termes de :

Contrôle de gestion

· Structurer, fiabiliser et développer la fonction contrôle de gestion, en accompagnant les différentes activités dans leur développement ;

· Mettre en place des outils et process de pilotage performants, ainsi que les tableaux de bord et indicateurs-clés nécessaires au suivi de l’activité ;

· Participer à la construction des plans prévisionnels d’activités, des objectifs annuels de performance budgétaire

· Produire un reporting consolidé pour gérer la performance globale et individuelle de chaque entité et piloter des reportings analytiques, fiables, agiles, par institut, par marque, etc.

· Participer à la préparation des éléments financiers destinés au ComEx, aux assemblées générales des 2 entités.

Politique achats et gestion des contrats

· Définir et déployer une nouvelle politique achats structurée pour l’ensemble des instituts, ses procédures, ses appels d’offres, son suivi, concernant la Pédagogie, les services Supports, le matériel, les fournitures, … ;

· Formaliser les procédures achats, piloter les consultations et appels d’offres, et garantir leur bonne application ;

· Analyser les dépenses et identifier des leviers d’optimisation des coûts et de la performance ;

· Négocier et suivre les accords-cadres, contrats fournisseurs et prestations de services, dans une logique d’optimisation qualité / coûts / délais ;

· Assurer le suivi administratif et opérationnel des contrats (renouvellements, échéances, conformité, engagements contractuels, suivi budgétaire) ;

· Participer à la sécurisation juridique et financière des engagements contractuels ;

· Suivre les indicateurs de performance achats (KPI), analyser les gains réalisés et proposer des actions d’amélioration continue.

Supervision des service généraux

En appui et support au Directeur des Opérations et des Finances, vous assurez également la supervision des services généraux des deux campus.

À ce titre, vous :

· Pilotez les activités liées aux services généraux : maintenance, sécurité, logistique, gestion des locaux, moyens généraux et prestations associées ;

· Veillez à la qualité de l’environnement de travail et au bon fonctionnement des infrastructures ;

· Coordonnez les prestataires externes intervenant sur les sites ;

· Contribuez aux projets d’aménagement, d’optimisation et d’évolution des espaces ;

· Assurez le suivi budgétaire des services généraux et participez aux arbitrages d’investissement ;

· Garantissez le respect des obligations réglementaires liées aux bâtiments et à la sécurité.

Management et coordination

· Encadrer et accompagner les équipes des services généraux dans une logique de proximité, de responsabilisation et d’amélioration continue ;

· Organiser l’activité, définir les priorités et veiller à la qualité de service apportée aux utilisateurs internes ;

· Favoriser la transversalité entre les équipes opérationnelles, administratives et pédagogiques ;

· Contribuer à la structuration et à la professionnalisation des pratiques au sein de votre périmètre.